Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : 31 août 2026

La présente politique de confidentialité s'applique au produit et à la plateforme Mentiora (exploités sous le nom « Hollie ») et au site web https://hollie.mentiora.ai/ (le « Site », "Website") (la « Politique de confidentialité »), exploités par Mentiora AG (« Mentiora », « Hollie », « nous », « notre » ou « nos »), une société constituée à Zurich, en Suisse.

Traduction fournie à titre informatif. La version anglaise fait foi.

Contact / Responsable du traitement

Responsable du traitement : Mentiora AG
Adresse : Rieterstrasse 6, 8002 Zürich, Switzerland
Contact dédié à la protection des données (facultatif) : [email protected]

Conformément à l'Art. 27 RGPD, nous avons désigné un représentant dans l'Union européenne ; ses coordonnées figurent ci-dessous à la section « Vos droits & autorités de contrôle ».

Mentiora AG demeure le responsable du traitement pour toutes les activités de traitement liées au Site ainsi qu'au produit et à la plateforme Hollie et aux services associés.

Champ d'application de la présente Politique de confidentialité

La présente Politique de confidentialité s'applique exclusivement aux interactions avec notre Site public et nos services (les « Services ») dans la mesure où nous sommes considérés comme responsable du traitement. Elle ne s'applique pas aux informations personnelles que nous traitons pour le compte de nos clients par l'intermédiaire de nos Services (« Données Clients », "Customer Data"). Lorsque nous traitons des Données Clients pour le compte d'un client professionnel, nous agissons en qualité de sous-traitant au sens de l'Art. 28 RGPD (et des dispositions correspondantes de la LPD suisse) ; les conditions applicables sont définies dans un contrat de traitement des données (Data Processing Agreement) mis à la disposition des clients professionnels lors de l'intégration ou sur demande.

Nous pouvons mettre à jour la présente Politique de confidentialité de temps à autre. Les modifications seront publiées avec une date de « Dernière mise à jour » actualisée. Nous vous invitons donc à consulter régulièrement cette page pour prendre connaissance de la dernière version de la présente Politique de confidentialité. Si nous apportons des modifications substantielles à la manière dont nous utilisons vos informations personnelles, d'une manière différente de celle indiquée au moment de la collecte, nous vous en informerons en publiant un avis sur notre Site ou par d'autres moyens, et prendrons toute mesure supplémentaire requise par le droit applicable.

La présente Politique de confidentialité s'applique à l'utilisation du Site et de tous les services associés relevant du produit et de la plateforme Hollie (y compris la plateforme de démonstration), exploités par Mentiora AG.

Informations personnelles collectées, finalités, conservation & bases juridiques

Informations de journalisation

Type de navigateur, adresse IP, système d'exploitation, URL de provenance, horodatage.

Conservation : les journaux de requêtes standard du serveur sont conservés jusqu'à 30 jours ; plus longtemps uniquement lorsque cela est nécessaire pour enquêter sur un incident de sécurité spécifique ou lorsque le droit applicable l'exige.

Finalité : nous permettre d'enregistrer certaines informations chaque fois que vous visitez le Site et les Services ou interagissez avec eux, notamment pour fournir l'accès, maintenir et améliorer les performances, prévenir la fraude et les abus, détecter et corriger les erreurs, et produire des statistiques agrégées sur l'utilisation de notre Site et de nos Services.

Base juridique : intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD ; proportionnalité au titre de la LPD).

Demandes professionnelles / Nous contacter

Si vous nous contactez, nous traitons votre nom, votre adresse e-mail, votre société et votre message.

Conservation : jusqu'au traitement complet de la demande ; si une relation d'affaires en découle, pendant toute sa durée.

Finalité : Mentiora utilise vos informations personnelles (i) pour répondre à vos questions, commentaires et autres demandes d'assistance client ou d'information, y compris les informations sur des services potentiels ou futurs ; (ii) pour vous fournir les Services ; (iii) à des fins de contrôle qualité interne ; (iv) pour établir une relation d'affaires ; (v) pour administrer de manière générale les Services ; et (vi) pour vous envoyer des communications liées aux services et, lorsque la loi le permet, des informations sur des événements, des actualités et des mises à jour de produits susceptibles de vous intéresser.

Base juridique : intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) ou mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b) RGPD).

Inscription à la démonstration

Adresse e-mail et nom complet.

Conservation : nous conservons les données d'inscription à la démonstration tant que votre inscription ou votre compte reste actif, ou plus longtemps lorsque la loi l'exige ou lorsque cela est nécessaire dans le cadre d'une relation d'affaires en cours.

Finalité : nous utiliserons vos informations personnelles pour traiter votre demande de démonstration et y répondre, et pour vous envoyer des informations actualisées concernant la démonstration (y compris des e-mails pour planifier la démonstration).

Base juridique : mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b) RGPD) ; intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD). À des fins de marketing : consentement (Art. 6(1)(a) RGPD).

Comptes clients & facturation

Si vous créez un espace de travail Hollie, nous accédons à votre nom, à votre adresse e-mail professionnelle et, si vous vous connectez avec Google, à votre identité de compte Google (nom, e-mail, photo de profil), et les traitons à des fins de connexion, d'administration du compte et de communications de service. Les paiements d'abonnement sont traités par notre prestataire de paiement Stripe ; Mentiora n'accède pas aux données complètes de carte et ne les traite pas, et ne reçoit de Stripe que les informations et confirmations de paiement.

Conservation : pendant la durée de la relation commerciale, plus les durées de conservation légales (p. ex. documents comptables).

Finalité : création du compte et authentification, fourniture et administration des Services, facturation.

Base juridique : exécution du contrat (Art. 6(1)(b) RGPD) ; obligation légale (Art. 6(1)(c) RGPD) pour la conservation des documents comptables.

Recherche d'entreprise et création de compte (« Save your Hollie »)

Lorsque vous configurez Hollie depuis notre Site, nous traitons l'entreprise que vous avez sélectionnée (informations publiques de votre fiche Google Business : nom, adresse, horaires d'ouverture, téléphone, site web, note) ainsi que l'adresse e-mail professionnelle que vous saisissez. Pour préremplir votre espace de travail, nous récupérons et analysons également des contenus web publiquement accessibles concernant votre entreprise (votre site web et, lorsque cette fonction est activée, une recherche web via Tavily AI, Inc., États-Unis) au moyen de Google Vertex AI, afin d'extraire des informations telles que les prestations, les horaires d'ouverture et les prix ; vous vérifiez les résultats lors de la configuration. Lors de la lecture du site web de votre entreprise, nous consultons plusieurs pages publiquement accessibles de ce site (par exemple les pages menu, tarifs, accès, FAQ et équipe), en respectant le fichier robots.txt du site. Les noms de vos collaborateurs ou praticiens publiés sur votre propre site avec leur fonction professionnelle (par exemple un physiothérapeute nommément désigné) peuvent être conservés dans la base de connaissances de votre espace de travail afin que votre assistant puisse répondre aux questions sur vos prestations ; les coordonnées privées des collaborateurs (comme les adresses e-mail personnelles ou les numéros de mobile) sont supprimées avant tout stockage ou toute analyse. Vous pouvez modifier ou supprimer ces contenus à tout moment dans votre tableau de bord.

Conservation : si vous ne confirmez pas via le lien de connexion, le lien expire après 24 heures et l'enregistrement de configuration en attente (y compris l'adresse e-mail) est supprimé par notre purge automatique quotidienne. Les espaces de travail créés via ce parcours dans lesquels plus aucune connexion n'a jamais lieu sont désactivés après 30 jours.

Finalité : créer votre espace de travail Hollie et vous envoyer un lien de connexion sécurisé.

Base juridique : intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) ou mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b) RGPD).

Google Calendar (clients professionnels)

Si vous connectez votre Google Calendar, Hollie vérifie les disponibilités et crée des réservations pour votre compte ; les conditions de sous-traitance applicables sont définies dans notre contrat de traitement des données. L'utilisation par Hollie des informations reçues des API Google est conforme à la Google API Services User Data Policy, y compris aux exigences Limited Use. Nous ne conservons que le jeton d'actualisation (refresh token) OAuth nécessaire au maintien de la connexion (chiffré avec une clé Google Cloud KMS rattachée à une région et conservé dans notre base de données à accès contrôlé) ainsi qu'un libellé d'agenda ; nous ne conservons pas de copies de vos événements de calendrier, et vous pouvez déconnecter l'agenda à tout moment depuis votre tableau de bord ou les paramètres de sécurité de votre compte Google.

Assistant vocal Hollie et appels de démonstration

Si vous démarrez un appel de démonstration Hollie, depuis notre Site ou en appelant l'un de nos numéros de démonstration, votre appel est traité en temps réel pour mener la conversation par : LiveKit, Inc. (États-Unis — transport audio ; les flux des appels téléphoniques sont acheminés via l'infrastructure de LiveKit aux États-Unis, tandis que l'audio des démonstrations effectuées via le microphone du navigateur peut transiter par le point de présence disponible le plus proche, qui peut se trouver en dehors de l'EEE) ; un modèle de langage d'IA (dialogue) — actuellement Cerebras Systems Inc. (États-Unis) comme modèle de dialogue principal, Groq, Inc. (États-Unis) prenant en charge une partie des tours de parole via notre routeur de capacité, Google Vertex AI (Gemini) en solution de repli et Mistral AI SAS (France) en solution de repli secondaire ; et ElevenLabs (reconnaissance et synthèse vocales, traitement effectué aux États-Unis au titre des cadres de protection des données UE–États-Unis et Suisse–États-Unis, EU–US et Swiss–US Data Privacy Frameworks). Les appels vers nos numéros de démonstration sont acheminés par Telnyx LLC (États-Unis), notre opérateur téléphonique, qui traite votre numéro d'appelant ainsi que l'audio de l'appel en transit. Nous ne prenons pas d'engagement de résidence des données pour les appels de démonstration.

Si vous utilisez la fonction « appelez-moi » ("call me"), nous traitons le numéro de téléphone que vous saisissez uniquement pour passer cet appel.

Conservation : aucun enregistrement audio n'est conservé (à l'exception d'enregistrements de diagnostic limités, annoncés au début de l'appel) ; la trace durable de l'appel est une transcription textuelle des deux interlocuteurs, que nous conservons jusqu'à 90 jours à des fins de qualité, puis supprimons. Vous pouvez contacter [email protected] pour obtenir une suppression anticipée, en indiquant la référence d'appel affichée à la fin de votre appel de démonstration.

Finalité : vous faire découvrir Hollie en vous appelant ou en prenant votre appel, sur votre instruction et à votre demande.

Base juridique : intérêt légitime (Art. 6(1)(f) RGPD) ou mesures précontractuelles (Art. 6(1)(b) RGPD).

Manifestation d'intérêt (page d'atterrissage publicitaire)

Si vous utilisez le formulaire « Manifester mon intérêt » sur notre page d'atterrissage publique, nous traitons les informations que vous choisissez de nous communiquer — nom, nom de l'entreprise, adresse e-mail et/ou numéro de téléphone, et tout message — ainsi que des données d'attribution de campagne issues du lien par lequel vous êtes arrivé (par ex. paramètres UTM et un identifiant de clic Google, « gclid »). Nous les utilisons uniquement pour répondre à votre demande et assurer un suivi au sujet de Hollie (base juridique : notre intérêt légitime à répondre et à donner suite aux demandes que vous initiez, Art. 6(1)(f) RGPD ; vous pouvez vous y opposer à tout moment). Au moins l'e-mail ou le téléphone est requis pour que nous puissions vous joindre. Ces demandes sont acheminées vers notre boîte de réception d'équipe par notre prestataire de messagerie Resend (Resend, Inc., États-Unis ; pour les garanties applicables aux transferts, voir « Prestataires de services tiers et transferts internationaux » ci-dessous). Nous conservons également un enregistrement sécurisé et à accès restreint de votre demande dans notre propre base de données afin de pouvoir la gérer et en assurer le suivi. Nous conservons une demande jusqu'à 24 mois à compter du moment où nous l'enregistrons pour la première fois, sauf si une relation commerciale active ou une obligation légale impose une conservation plus longue, et la supprimons plus tôt sur demande valable lorsqu'aucune obligation supérieure ne s'y oppose. Si vous nous donnez un consentement distinct — en cochant la case newsletter du formulaire, ou en acceptant lorsque Hollie vous le demande lors d'un appel de démonstration —, nous enregistrons ce consentement (y compris le libellé affiché ou énoncé et le moment où vous l'avez donné, à titre de preuve de consentement) et pourrons vous envoyer occasionnellement des actualités et nouveautés concernant Hollie par e-mail ; Resend agit également comme notre sous-traitant pour cet envoi. Lorsque vous avez consenti, nous conservons vos coordonnées et cette preuve de consentement tant que vous restez inscrit — au-delà des 24 mois indiqués ci-dessus — afin de pouvoir vous envoyer les actualités que vous avez demandées. Si vous vous désinscrivez, nous cessons l'envoi et conservons un enregistrement de suppression (vos coordonnées, le consentement donné et votre désinscription) afin de respecter et d'attester votre choix, jusqu'à ce que vous demandiez l'effacement complet de vos données, ce que vous pouvez faire à tout moment. Vous pouvez retirer votre consentement, vous désinscrire ou demander l'effacement ou l'export de vos données à tout moment — au moyen de l'adresse e-mail ou du numéro de téléphone que vous nous avez communiqués — en écrivant à [email protected]. Nous ne vous inscrivons jamais à une lettre d'information ou à une liste de marketing sans rapport sans ce consentement. Nous ne vendons pas ces données et ne les utilisons pas pour entraîner des modèles d'IA ou d'apprentissage automatique.

Comment nous protégeons vos informations personnelles

Nous utilisons des mesures techniques, organisationnelles et de sécurité conformes aux normes du secteur pour protéger vos informations personnelles. Toutefois, nous ne pouvons pas garantir l'absence de tout accès non autorisé à nos serveurs. La sécurité dépend également de votre ordinateur, de votre appareil, de votre réseau ainsi que de la protection de vos identifiants et mots de passe ; nous vous invitons donc à prendre les précautions appropriées.

En complément des durées de conservation indiquées ci-dessus, veuillez noter que, dans certaines circonstances, nous conservons vos informations personnelles plus longtemps, par exemple (i) lorsque nous y sommes tenus en vertu d'exigences légales, réglementaires, fiscales ou comptables, ou (ii) afin de disposer d'un enregistrement exact de vos relations avec nous en cas de réclamation ou de contestation, et/ou (iii) si nous estimons raisonnablement qu'un litige relatif à vos informations personnelles ou à vos relations avec nous est envisageable.

Prestataires de services tiers et transferts internationaux

Nous pouvons partager vos informations personnelles avec des prestataires de services tiers afin de traiter vos informations personnelles aux fins décrites ci-dessus, y compris, sans limitation :

• Hébergement du site web, diffusion de contenu (y compris CDN) : Cloudflare, Inc., 101 Townsend St., San Francisco, CA 94107, USA (politique de confidentialité : https://www.cloudflare.com/privacypolicy/).
• Identification de connexion : « Sign in with Google » (Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande ; politique de confidentialité : https://policies.google.com/privacy) et liens de connexion par e-mail envoyés via Resend, Inc., USA (politique de confidentialité : https://resend.com/legal/privacy-policy).
• Hébergement & infrastructure : Google Cloud, Google LLC, 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA ; notre plan de contrôle et nos bases de données sont hébergés dans la région UE (europe-west1), tandis que certains traitements vocaux en temps réel s'exécutent aux États-Unis (voir « Assistant vocal Hollie et appels de démonstration » ci-dessus) (politique de confidentialité : https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice).
• Recherche d'entreprise et carte sur notre site : Google Maps Platform (Maps, Places), Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irlande. Lorsque vous utilisez la recherche « trouvez votre entreprise », votre texte de recherche est transmis à Google pour trouver les entreprises correspondantes et afficher la carte (politique de confidentialité : https://policies.google.com/privacy).
• Traitement des paiements : Stripe Payments Europe, Ltd. (Irlande) / Stripe, Inc. (USA) (politique de confidentialité : https://stripe.com/privacy). Utilisé lorsque vous souscrivez une offre payante ; les informations de carte sont collectées directement par Stripe.
• Traitement vocal des appels de démonstration : LiveKit, Inc. (transport audio), ElevenLabs, Inc. (reconnaissance et synthèse vocales ; USA — participant aux cadres de protection des données EU-US et Swiss-US Data Privacy Frameworks) et des fournisseurs d'inférence de modèles de langage d'IA (actuellement un fournisseur d'inférence à faible latence aux États-Unis, et Google Vertex AI) — voir « Assistant vocal Hollie et appels de démonstration » ci-dessus.

La liste complète et à jour des sous-traitants — avec le rôle, la région et la garantie de transfert de chacun, ainsi que votre droit de vous opposer à un nouveau sous-traitant — est publiée à l'adresse /fr/subprocessors.

Des transferts peuvent avoir lieu vers les États-Unis. Garanties : le cadre de protection des données UE–États-Unis (EU–U.S. Data Privacy Framework, le cas échéant), les décisions d'adéquation ou les clauses contractuelles types (SCC).

Transferts d'informations personnelles

Pour fournir notre Site et nos Services, nous transférons des informations personnelles à l'international, y compris à des sociétés affiliées et à des prestataires de services situés en dehors de votre juridiction. Cela signifie que vos informations personnelles peuvent être traitées dans des pays dont les lois sur la protection des données diffèrent. Nous protégeons ces transferts au moyen de clauses contractuelles types, de contrats de traitement des données, ou en nous assurant que le pays de destination est reconnu comme offrant une protection adéquate. Conformément au droit israélien, en donnant votre consentement à la présente Politique de confidentialité, vous reconnaissez et acceptez que des informations personnelles vous concernant puissent être transférées et conservées en dehors des frontières d'Israël, conformément au droit applicable et aux fins décrites dans la présente Politique.

Avec qui nous partageons vos données

• Entre les entités de notre groupe et nos partenaires.
• Avec des fournisseurs et prestataires de services (tels qu'énumérés ci-dessus).
• Dans la mesure nécessaire, avec des régulateurs, tribunaux, banques ou autorités compétentes, afin de respecter les lois, réglementations et règles applicables (y compris, sans limitation, les lois fédérales, étatiques ou locales) ainsi que les demandes des autorités répressives, de régulation et autres autorités publiques, ou si une décision de justice l'exige, ainsi que pour nos procédures internes de conformité et pour protéger la sûreté, la sécurité et l'intégrité de Mentiora, de nos Services, de nos clients, de nos employés, de nos biens et du public. Nous pouvons utiliser ou divulguer les informations personnelles que nous collectons afin de nous assurer que nos utilisateurs respectent tous les aspects applicables de nos politiques.
• Nous pouvons divulguer des informations personnelles à nos avocats, comptables, auditeurs et autres conseillers professionnels lorsque cela est nécessaire pour obtenir des conseils juridiques ou autres, ou pour protéger et gérer nos intérêts commerciaux ;
• Nous pouvons utiliser ou divulguer les informations personnelles pour enquêter sur des activités illégales, des soupçons de fraude, des menaces de cybersécurité, des situations impliquant des menaces potentielles pour la sécurité physique de toute personne ou des violations de la présente Politique de confidentialité, les prévenir ou prendre des mesures à leur égard, ou dans la mesure où la loi et la réglementation l'exigent ou le permettent ;
• Si, à l'avenir, nous vendons ou transférons tout ou partie de notre activité, de nos actions ou de nos actifs à un tiers, ou si nous l'envisageons, nous divulguerons vos informations personnelles à ce tiers (réel ou potentiel) dans le cadre des événements précités (y compris, sans limitation, à nos investisseurs actuels ou potentiels). En cas d'acquisition par une entité tierce ou de fusion avec celle-ci, ou en cas de faillite ou d'événement comparable, nous nous réservons le droit de transférer, divulguer ou céder vos informations personnelles dans le cadre des événements précités.
• Lorsque vous avez autrement consenti au partage ou au transfert de vos informations personnelles.

Vos droits & autorités de contrôle

Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, de portabilité des données, d'opposition au traitement et de retrait du consentement, le cas échéant (ces droits pouvant faire l'objet de certaines exemptions ou dérogations). Aucune prise de décision automatisée ni aucun profilage n'a lieu.

Vous pouvez exercer vos droits en nous contactant à l'adresse [email protected]. Vous pouvez recourir à un mandataire autorisé muni de votre autorisation écrite signée. Afin de protéger votre vie privée, nous pouvons vérifier votre identité avant de donner suite à votre demande. Nous ferons des efforts raisonnables pour satisfaire votre demande dans les meilleurs délais, comme l'exige la loi, ou vous informerons si des informations supplémentaires sont nécessaires. Nous pouvons demander des informations complémentaires à des fins de vérification ou de sécurité. Lorsque la loi le permet, nous pouvons facturer des frais si votre demande est infondée ou excessive. Si votre demande affecte les droits de tiers ou si la loi nous permet de la traiter différemment, nous y répondrons aussi complètement que possible conformément au droit applicable.

Si vous décidez un jour de supprimer votre compte, vous pouvez le faire en écrivant à [email protected]. Si vous résiliez votre compte, toute association entre votre compte et les informations personnelles que nous conservons ne sera plus accessible via votre compte. Toutefois, compte tenu de la nature du partage sur certains services, toute activité publique de votre compte antérieure à la suppression restera stockée sur nos serveurs et demeurera accessible au public.

Nous avons désigné un représentant dans l'UE conformément à l'Art. 27 RGPD :
Dr. Christian Szidzek,
THALES Rechtsanwälte,
Prymstraße 1,
97070 Würzburg.

Vous avez également le droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle — en Suisse, le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, https://www.edoeb.admin.ch) ; dans l'UE, l'autorité de contrôle de l'État membre de votre résidence habituelle.

Données des enfants

Notre Site et nos Services sont destinés aux adultes. Les personnes de moins de 18 ans ne doivent pas fournir de données sans le consentement de leurs parents. Nous ne collectons pas sciemment de telles données. Si vous avez moins de 18 ans, ne nous fournissez aucune information sans l'implication d'un parent ou d'un tuteur. Si nous apprenons que vous nous avez fourni des informations personnelles en violation des lois applicables en matière de protection des données, nous nous réservons le droit de les supprimer. Si vous pensez que nous pourrions détenir de telles informations, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].

Interaction avec des produits tiers

Vous pouvez interagir avec des sites web, des applications et des services tiers qui ne sont pas contrôlés par nous (« Services Tiers », "Third Party Services"). Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques en matière de confidentialité ni de leur contenu. Les Services Tiers peuvent collecter vos informations personnelles ; veuillez donc consulter leurs conditions et leurs politiques de confidentialité.

Cookies & outils d'analyse

Sur la page d'atterrissage publique de Hollie, nous utilisons Google Tag Manager pour charger la plateforme de consentement CookieYes et Google Analytics 4 ; le stockage à des fins d'analyse et de publicité est refusé par défaut (Google Consent Mode v2) et n'est activé qu'après votre consentement. Nous nous réservons le droit de supprimer ou d'ajouter de nouveaux outils d'analyse, cookies, pixels et autres technologies de suivi. Un inventaire complet des cookies et technologies similaires que nous utilisons — y compris leurs fournisseurs et durées de vie — est publié dans notre Politique en matière de cookies ; les outils d'analyse et la publicité facultatifs ne sont activés qu'après votre consentement (refusé par défaut).

Nous contacter

Pour toute question, toute préoccupation ou pour exercer vos droits en matière de protection des données, veuillez nous contacter à l'adresse [email protected].