Informativa sulla privacy

Ultimo aggiornamento: 31 agosto 2026

La presente informativa sulla privacy si applica al prodotto e alla piattaforma di Mentiora (operante come «Hollie») e al sito web https://hollie.mentiora.ai/ (il «Sito», "Website") (l'«Informativa sulla privacy», "Privacy Policy"), gestiti da Mentiora AG («Mentiora», «Hollie», «noi», «nostro» o «nostra»), società costituita a Zurigo, Svizzera.

Traduzione fornita a scopo informativo. Fa fede la versione inglese.

Contatti / Titolare del trattamento

Titolare del trattamento: Mentiora AG
Indirizzo: Rieterstrasse 6, 8002 Zürich, Switzerland
Contatto dedicato alla protezione dei dati (facoltativo): [email protected]

Conformemente all'Art. 27 del Regolamento generale sulla protezione dei dati (RGPD), abbiamo designato un rappresentante nell'Unione europea; i relativi recapiti figurano di seguito alla sezione «Diritti degli interessati & autorità di controllo».

Mentiora AG rimane il titolare del trattamento per tutte le attività di trattamento relative al Sito nonché al prodotto e alla piattaforma Hollie e ai servizi correlati.

Ambito di applicazione della presente Informativa sulla privacy

La presente Informativa sulla privacy si applica esclusivamente alle interazioni con il nostro Sito pubblico e con i nostri servizi (i «Servizi», "Services") nella misura in cui siamo considerati titolare del trattamento. Essa non si applica ai dati personali che trattiamo per conto dei nostri clienti tramite i nostri Servizi (i «Dati dei clienti», "Customer Data"). Laddove trattiamo Dati dei clienti per conto di un cliente commerciale, agiamo in qualità di responsabile del trattamento ai sensi dell'Art. 28 RGPD (e delle corrispondenti disposizioni della legge federale svizzera sulla protezione dei dati (LPD)); le condizioni applicabili sono definite in un contratto di trattamento dei dati messo a disposizione dei clienti commerciali durante l'onboarding o su richiesta.

Potremmo aggiornare di volta in volta la presente Informativa sulla privacy. Le modifiche saranno pubblicate con una data di «Ultimo aggiornamento» attualizzata. Invitiamo pertanto a consultare periodicamente questa pagina per prendere visione della versione più recente della presente Informativa sulla privacy. Qualora apportassimo modifiche sostanziali alle modalità di utilizzo dei dati personali, in maniera difforme da quanto indicato al momento della raccolta, ne daremo notizia pubblicando un avviso sul nostro Sito o con altri mezzi e adotteremo ogni ulteriore misura richiesta dal diritto applicabile.

La presente Informativa sulla privacy si applica all'utilizzo del Sito e di tutti i servizi associati riconducibili al prodotto e alla piattaforma Hollie (inclusa la piattaforma dimostrativa), gestiti da Mentiora AG.

Dati personali raccolti, finalità, conservazione & basi giuridiche

Informazioni di log

Tipo di browser, indirizzo IP, sistema operativo, URL di provenienza, marca temporale.

Conservazione: i log standard delle richieste al server sono conservati fino a 30 giorni; più a lungo soltanto ove necessario per indagare su uno specifico incidente di sicurezza o ove richiesto dal diritto applicabile.

Finalità: consentirci di registrare determinate informazioni ogni volta che l'utente visita il Sito e i Servizi o interagisce con essi, anche al fine di fornire l'accesso, mantenere e migliorare le prestazioni, prevenire frodi e abusi, individuare e correggere errori e produrre statistiche aggregate sull'utilizzo del nostro Sito e dei nostri Servizi.

Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f) RGPD; proporzionalità ai sensi della LPD).

Richieste commerciali / Contattaci

Se l'utente ci contatta, trattiamo il suo nome, il suo indirizzo e-mail, la sua azienda e il suo messaggio.

Conservazione: fino all'evasione della richiesta; qualora ne derivi un rapporto d'affari, per tutta la sua durata.

Finalità: Mentiora utilizza i dati personali (i) per rispondere a domande, commenti e altre richieste di assistenza clienti o di informazioni, incluse le informazioni su servizi potenziali o futuri; (ii) per fornire i Servizi; (iii) a fini di controllo interno della qualità; (iv) per instaurare un rapporto d'affari; (v) per amministrare in generale i Servizi; e (vi) per inviare comunicazioni relative ai servizi e, ove consentito dalla legge, informazioni su eventi, novità e aggiornamenti di prodotto che possano risultare di interesse.

Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f) RGPD) o misure precontrattuali (Art. 6(1)(b) RGPD).

Registrazione alla demo

Indirizzo e-mail e nome completo.

Conservazione: conserviamo i dati di registrazione alla demo finché la registrazione o l'account rimane attivo, o più a lungo ove richiesto dalla legge o ove necessario nell'ambito di un rapporto d'affari in corso.

Finalità: utilizzeremo i dati personali per elaborare la richiesta di demo e rispondervi, nonché per inviare aggiornamenti relativi alla demo (comprese le e-mail per programmare la demo).

Base giuridica: misure precontrattuali (Art. 6(1)(b) RGPD); legittimo interesse (Art. 6(1)(f) RGPD). A fini di marketing: consenso (Art. 6(1)(a) RGPD).

Account cliente & fatturazione

Se crei uno spazio di lavoro Hollie, accediamo al tuo nome, al tuo indirizzo e-mail di lavoro e, se accedi con Google, all'identità del tuo account Google (nome, e-mail, immagine del profilo), e li trattiamo per l'accesso, l'amministrazione dell'account e le comunicazioni di servizio. I pagamenti degli abbonamenti sono elaborati dal nostro fornitore di pagamento Stripe; Mentiora non accede ai dati completi della carta né li tratta e riceve da Stripe soltanto i dettagli e la conferma di pagamento.

Conservazione: per la durata del rapporto commerciale, più i periodi di conservazione previsti dalla legge (ad es. documenti contabili).

Finalità: creazione dell'account e autenticazione, fornitura e amministrazione dei Servizi, fatturazione ed emissione delle fatture.

Base giuridica: esecuzione del contratto (Art. 6(1)(b) RGPD); obbligo legale (Art. 6(1)(c) RGPD) per la conservazione dei documenti contabili.

Ricerca dell'attività e creazione dell'account («Save your Hollie»)

Quando configuri Hollie dal nostro Sito, trattiamo l'attività che hai selezionato (dati pubblici della tua scheda Google Business: nome, indirizzo, orari di apertura, telefono, sito web, valutazione) e l'e-mail di lavoro che inserisci. Per precompilare il tuo spazio di lavoro, recuperiamo e analizziamo inoltre contenuti web pubblicamente disponibili sulla tua attività (il sito web della tua attività e, ove attivata, una ricerca web tramite Tavily AI, Inc., Stati Uniti) mediante Google Vertex AI, per estrarre informazioni sull'attività come servizi, orari di apertura e prezzi; verifichi i risultati durante la configurazione. Nella lettura del sito web della tua attività consultiamo più pagine pubblicamente accessibili di quel sito (ad esempio le pagine menu, prezzi, come raggiungerci, FAQ e team), rispettando il file robots.txt del sito. I nomi dei tuoi collaboratori o professionisti pubblicati sul tuo sito insieme al loro ruolo professionale (ad esempio un fisioterapista indicato per nome) possono essere conservati nella base di conoscenza del tuo spazio di lavoro affinché il tuo assistente possa rispondere a domande sui tuoi servizi; i recapiti privati dei collaboratori (come indirizzi e-mail personali o numeri di cellulare) vengono rimossi prima di qualsiasi archiviazione o analisi. Puoi modificare o eliminare questi contenuti in qualsiasi momento dal tuo dashboard.

Conservazione: se non confermi tramite il link di accesso, il link scade dopo 24 ore e la registrazione in sospeso (compreso l'indirizzo e-mail) viene eliminata dalla nostra procedura automatica di cancellazione giornaliera. Gli spazi di lavoro creati tramite questo percorso ai quali non venga mai più effettuato l'accesso vengono disattivati dopo 30 giorni.

Finalità: creare il tuo spazio di lavoro Hollie e inviarti un link di accesso sicuro.

Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f) RGPD) o misure precontrattuali (Art. 6(1)(b) RGPD).

Google Calendar (clienti commerciali)

Se colleghi il tuo Google Calendar, Hollie verifica la disponibilità e crea prenotazioni per tuo conto; le condizioni applicabili al trattamento in qualità di responsabile sono definite nel nostro contratto di trattamento dei dati. L'uso da parte di Hollie delle informazioni ricevute dalle API di Google è conforme alla Google API Services User Data Policy, inclusi i requisiti Limited Use. Conserviamo solo il token di aggiornamento (refresh token) OAuth necessario a mantenere la connessione (cifrato con una chiave Google Cloud KMS vincolata a una regione e conservato nel nostro database ad accesso controllato) e un'etichetta del calendario; non conserviamo copie dei tuoi eventi di calendario e puoi disconnettere il calendario in qualsiasi momento dalla tua dashboard o dalle impostazioni di sicurezza del tuo account Google.

Assistente vocale Hollie e chiamate dimostrative

Se avvii una chiamata dimostrativa di Hollie, dal nostro Sito o telefonando a uno dei nostri numeri dimostrativi, la chiamata viene trattata in tempo reale per condurre la conversazione da: LiveKit, Inc. (Stati Uniti — trasporto audio; i flussi delle chiamate telefoniche sono instradati tramite l'infrastruttura statunitense di LiveKit, mentre l'audio dimostrativo proveniente dal microfono del browser può transitare attraverso il nodo edge disponibile più vicino, che può trovarsi al di fuori del SEE); un modello linguistico di IA (dialogo) — attualmente Cerebras Systems Inc. (Stati Uniti) come modello di dialogo principale, con Groq, Inc. (Stati Uniti) che serve una parte dei turni tramite il nostro router di capacità, Google Vertex AI (Gemini) come soluzione di riserva e Mistral AI SAS (Francia) come riserva secondaria; ed ElevenLabs (riconoscimento e sintesi vocale, con trattamento negli Stati Uniti nell'ambito dei quadri UE–USA e Svizzera–USA per la protezione dei dati). Le chiamate ai nostri numeri dimostrativi sono veicolate da Telnyx LLC (Stati Uniti), il nostro operatore di telefonia, che tratta il numero del chiamante e l'audio della chiamata in transito. Non assumiamo alcun impegno di residenza dei dati per le chiamate dimostrative.

Se utilizzi la funzione «chiamami» ("call me"), trattiamo il numero di telefono che inserisci esclusivamente per effettuare quella chiamata.

Conservazione: non viene conservata alcuna registrazione audio (salvo limitate registrazioni diagnostiche, annunciate all'inizio della chiamata); la registrazione durevole della chiamata è una trascrizione testuale di entrambe le parti della conversazione, che conserviamo fino a 90 giorni per finalità di qualità e poi cancelliamo. Puoi contattare [email protected] per una cancellazione anticipata, indicando il riferimento della chiamata mostrato al termine della chiamata dimostrativa.

Finalità: offrirti l'esperienza di Hollie chiamandoti o rispondendo alla tua chiamata su tua istruzione e richiesta.

Base giuridica: legittimo interesse (Art. 6(1)(f) RGPD) o misure precontrattuali (Art. 6(1)(b) RGPD).

Manifestazione di interesse (pagina pubblicitaria)

Se utilizzi il modulo «Registra il mio interesse» sulla nostra pagina pubblica, trattiamo i dati che scegli di fornirci — nome, nome dell'attività, indirizzo e-mail e/o numero di telefono ed eventuale messaggio — insieme a semplici dati di attribuzione della campagna raccolti dal link da cui sei arrivato (ad es. parametri UTM e un identificativo di clic Google, «gclid»). Li utilizziamo esclusivamente per rispondere alla tua richiesta e darti seguito riguardo a Hollie (base giuridica: il nostro legittimo interesse a rispondere e dare seguito alle richieste che avvii tu stesso, Art. 6(1)(f) RGPD; puoi opporti in qualsiasi momento). È necessario almeno l'e-mail o il telefono affinché possiamo contattarti. Queste richieste vengono recapitate alla nostra casella di team tramite il nostro fornitore di posta Resend (Resend, Inc., Stati Uniti; per le garanzie sui trasferimenti si veda di seguito la sezione «Fornitori di servizi terzi e trasferimenti internazionali»). Conserviamo inoltre una registrazione sicura e ad accesso limitato della tua richiesta nel nostro database, così da poterla gestire e darle seguito. Conserviamo una richiesta fino a 24 mesi da quando la registriamo per la prima volta, salvo che un rapporto commerciale attivo o un obbligo di legge richieda una conservazione più lunga, e la eliminiamo prima su richiesta valida quando non prevalga un altro obbligo. Se ci fornisci un consenso separato — spuntando la casella della newsletter nel modulo, oppure acconsentendo quando Hollie te lo chiede durante una chiamata dimostrativa —, registriamo tale consenso (compreso il testo mostrato o pronunciato e il momento in cui l'hai fornito, come prova del consenso) e potremo inviarti occasionalmente notizie e aggiornamenti su Hollie via e-mail; Resend agisce anche come nostro sub-responsabile per l'invio di tali messaggi. Quando hai prestato il consenso, conserviamo i tuoi dati di contatto e questa prova del consenso finché rimani iscritto — oltre i 24 mesi sopra indicati — così da poterti inviare gli aggiornamenti che hai richiesto. Se annulli l'iscrizione, interrompiamo l'invio e conserviamo una registrazione di soppressione (i tuoi dati di contatto, il consenso prestato e la tua disiscrizione) per rispettare e attestare la tua scelta, finché non richiedi la cancellazione completa dei tuoi dati, cosa che puoi fare in qualsiasi momento. Puoi revocare il consenso, annullare l'iscrizione o richiedere la cancellazione o l'esportazione dei tuoi dati in qualsiasi momento — utilizzando l'indirizzo e-mail o il numero di telefono che ci hai fornito — scrivendo a [email protected]. Non ti iscriviamo mai a una newsletter o a una lista di marketing non correlata senza tale consenso. Non vendiamo questi dati e non li utilizziamo per addestrare modelli di IA o di apprendimento automatico.

Intervista di onboarding della tua attività

Se registri un'intervista di onboarding affinché Hollie conosca la tua attività, la tua registrazione vocale è un dato sensibile (biometrico) ed è trattata solo con il tuo consenso esplicito, che registriamo prima di conservare qualsiasi registrazione. La usiamo per configurare la tua receptionist IA; la registrazione è trascritta e analizzata dai servizi sopra indicati (ElevenLabs per il parlato, Google Vertex AI per l'estrazione, LiveKit per l'audio della chiamata) — non assumiamo alcun impegno sulla residenza dei dati per le chiamate di intervista. I dati di intervista in bozza vengono eliminati dopo 30 giorni, o immediatamente se scegli «Elimina i dati dell'intervista»; la configurazione della receptionist pubblicata viene conservata come impostazioni della tua attività. Puoi scaricare una copia dei tuoi dati di intervista o eliminarli in qualsiasi momento dalla pagina Privacy della tua dashboard.

Come proteggiamo i dati personali

Adottiamo misure tecniche, organizzative e di sicurezza conformi agli standard di settore per proteggere i dati personali. Tuttavia, non possiamo garantire l'assenza di accessi non autorizzati ai nostri server. La sicurezza dipende anche dal computer, dal dispositivo e dalla rete dell'utente, nonché dalla protezione dei suoi identificativi utente e delle sue password; si raccomanda pertanto di adottare le opportune precauzioni.

In aggiunta ai periodi di conservazione sopra indicati, si segnala che in talune circostanze conserviamo i dati personali per periodi più lunghi, ad esempio (i) laddove vi siamo tenuti in forza di obblighi legali, regolamentari, fiscali o contabili, oppure (ii) per disporre di una documentazione accurata dei rapporti intercorsi con noi in caso di reclami o contestazioni, e/o (iii) qualora riteniamo ragionevolmente che sussista la prospettiva di un contenzioso relativo ai dati personali o ai rapporti con noi.

Fornitori di servizi terzi e trasferimenti internazionali

Potremmo condividere i dati personali con fornitori di servizi terzi affinché li trattino per le finalità sopra descritte, tra cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

L'elenco completo e aggiornato dei sub-responsabili — con il ruolo, la regione e la garanzia di trasferimento di ciascuno, nonché il tuo diritto di opporti a un nuovo sub-responsabile — è pubblicato all'indirizzo /it/subprocessors.

Possono verificarsi trasferimenti verso gli Stati Uniti. Garanzie: il quadro UE–USA per la protezione dei dati (EU–U.S. Data Privacy Framework) (ove applicabile), decisioni di adeguatezza o clausole contrattuali tipo (SCC).

Trasferimenti di dati personali

Per fornire il nostro Sito e i nostri Servizi trasferiamo dati personali a livello internazionale, anche a società affiliate e a fornitori di servizi situati al di fuori della giurisdizione dell'utente. Ciò significa che i dati personali possono essere trattati in paesi le cui leggi sulla protezione dei dati differiscono. Proteggiamo tali trasferimenti mediante clausole contrattuali tipo, contratti di trattamento dei dati o assicurandoci che il paese di destinazione sia riconosciuto come in grado di offrire una protezione adeguata. Ai sensi della legge israeliana, prestando il consenso alla presente Informativa sulla privacy, l'utente riconosce e accetta che i dati personali che lo riguardano possano essere trasferiti e conservati al di fuori dei confini di Israele, in conformità al diritto applicabile e per le finalità qui descritte.

Con chi condividiamo i tuoi dati

Diritti degli interessati & autorità di controllo

Gli interessati dispongono dei diritti di accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati, opposizione al trattamento e revoca del consenso, ove applicabile (diritti che possono essere soggetti a talune esenzioni o deroghe). Non hanno luogo processi decisionali automatizzati né profilazione.

È possibile esercitare i propri diritti contattandoci all'indirizzo [email protected]. È possibile ricorrere a un mandatario autorizzato munito di autorizzazione scritta e firmata. A tutela della riservatezza, potremmo verificare l'identità del richiedente prima di dare seguito alla richiesta. Compiremo sforzi ragionevoli per soddisfare tempestivamente la richiesta, come previsto dalla legge, o comunicheremo l'eventuale necessità di ulteriori informazioni. Potremmo richiedere informazioni aggiuntive a fini di verifica o di sicurezza. Ove consentito dalla legge, potremmo addebitare un contributo spese qualora la richiesta risulti infondata o eccessiva. Qualora la richiesta incida sui diritti di terzi o la legge ci consenta di trattarla diversamente, vi daremo seguito nella misura più completa possibile in conformità al diritto applicabile.

Qualora decidessi di eliminare il tuo account, puoi farlo scrivendo a [email protected]. Se chiudi il tuo account, ogni associazione tra il tuo account e i dati personali che conserviamo non sarà più accessibile tramite il tuo account. Tuttavia, data la natura della condivisione su determinati servizi, le eventuali attività pubbliche del tuo account precedenti all'eliminazione rimarranno conservate sui nostri server e rimarranno accessibili al pubblico.

Abbiamo designato un rappresentante nell'UE conformemente all'Art. 27 RGPD:
Dr. Christian Szidzek,
THALES Rechtsanwälte,
Prymstraße 1,
97070 Würzburg.

Hai inoltre il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo — in Svizzera, l'Incaricato federale della protezione dei dati e della trasparenza (IFPDT, https://www.edoeb.admin.ch); nell'UE, l'autorità di controllo dello Stato membro della tua residenza abituale.

Dati dei minori

Il nostro Sito e i nostri Servizi sono destinati agli adulti. I minori di 18 anni non dovrebbero fornire dati senza il consenso dei genitori. Non raccogliamo consapevolmente tali dati. Chi ha meno di 18 anni è invitato a non fornirci alcuna informazione senza il coinvolgimento di un genitore o di un tutore. Qualora venissimo a conoscenza del fatto che ci sono stati forniti dati personali in violazione delle leggi applicabili in materia di protezione dei dati, ci riserviamo il diritto di cancellarli. Chi ritenga che potremmo essere in possesso di informazioni di questo tipo è pregato di contattarci all'indirizzo [email protected].

Interazione con prodotti di terzi

L'utente può interagire con siti web, applicazioni e servizi di terzi non controllati da noi (i «Servizi di terzi», "Third Party Services"). Non siamo responsabili delle loro pratiche in materia di riservatezza né dei loro contenuti. I Servizi di terzi possono raccogliere dati personali; si invita pertanto a prendere visione delle loro condizioni e delle loro informative sulla privacy.

Cookie & strumenti di analisi

Sulla pagina di destinazione pubblica di Hollie utilizziamo Google Tag Manager per caricare la piattaforma di consenso CookieYes e Google Analytics 4; l'archiviazione per analisi e pubblicità è negata per impostazione predefinita (Google Consent Mode v2) e viene attivata solo dopo il tuo consenso. Ci riserviamo il diritto di rimuovere o aggiungere nuovi strumenti di analisi, cookie, pixel e altre tecnologie di tracciamento. Un inventario completo dei cookie e delle tecnologie simili che utilizziamo — con i relativi fornitori e durate — è pubblicato nella nostra Informativa sui cookie; gli strumenti di analisi e la pubblicità facoltativi vengono eseguiti solo previo tuo consenso (negato per impostazione predefinita).

Come contattarci

Per qualsiasi domanda o dubbio, o per esercitare i propri diritti in materia di protezione dei dati, si prega di contattarci all'indirizzo [email protected].